Bij KLM waren de piloten al gewend om hun extra uren en kosten te declareren via een Excel-sheet. Deze werkwijze was echter omslachtig en foutgevoelig: sheets werden via e-mail naar de HR-administratie gestuurd, waar de gegevens handmatig werden overgenomen in een loonpakket.
De uitdaging
De IT-afdeling vroeg ons om een oplossing te bedenken die deze inefficiënte werkwijze kon verbeteren. Het doel was duidelijk: een gebruiksvriendelijke applicatie ontwikkelen die menselijke handelingen minimaliseert, fouten voorkomt en inzicht biedt.
De oplossing
Samen met KLM ontwikkelden we een app die volledig draait op het Microsoft Power Platform. Deze app vervangt niet alleen de Excel-sheet, maar transformeert het declaratieproces volledig.
Hoe werkt het?
- Eenvoudig en intuïtief: piloten kunnen via hun iPad gemakkelijk extra uren en kosten declareren. Of het nu gaat om losse dagen of een bulk-aanvraag, de app leidt hen stap voor stap door het proces.
- Bonnetjes uploaden: foto’s van bonnetjes kunnen direct worden toegevoegd. Ook kilometerdeclaraties met vertrek- en aankomstlocaties worden naadloos ingevoerd.
- Automatische verwerking: de declaraties worden na goedkeuring door de leidinggevende direct verwerkt in een loonadministratiepakket, zonder handmatig overtypen.
De app maakt gebruik van de volgende Microsoft-oplossingen:
- PowerApps Canvas App: voor een gebruiksvriendelijke interface, ontworpen om intuïtief te werken, zelfs voor minder tech-savvy gebruikers.
- SharePoint: voor het veilig opslaan en berekenen van de gedeclareerde uren en kosten.
- Automatisering: met één druk op de knop worden gegevens ingelezen in het loonpakket, waardoor fouten worden voorkomen en processen versnellen.
Het resultaat
- Tijdbesparing: de app bespaart meerdere FTE-dagen per maand op HR-administratie en enkele FTE’s bij leidinggevenden en piloten.
- Betere controle: gegevensinvoer is nu gecontroleerd en foutloos, wat de nauwkeurigheid en snelheid van het proces enorm heeft verbeterd.
- Hogere ROI: de investering in de app betaalde zichzelf snel terug door de tijdswinst en foutreductie.
Dit project toont aan hoe krachtig het Microsoft Power Platform kan zijn. Door technologie slim in te zetten, hebben we een gebruiksvriendelijke, efficiënte en schaalbare oplossing gecreëerd die aansluit bij de behoeften van zowel de piloten als de HR-afdeling.
Samen met The Spidermonkeys hebben we een aantal van onze processen geoptimaliseerd en volledig gedigitaliseerd. Dankzij hun deskundigheid op het gebied van Microsoft 365 werken we nu veel efficiënter en hebben we beter zicht op de processen. Het resultaat is een gebruiksvriendelijke applicatie voor de front-endgebruiker, met daarbij goed gestructureerde output voor verdere geautomatiseerde verwerking.
Auke Dros, Managing Director, KLM Flight Academy