Huisartsenpraktijken willen goede zorg leveren, maar verliezen vaak kostbare tijd aan administratie. Voor een regionaal netwerk van huisartsen ontwikkelden wij één centrale applicatie waarin alles samenkomt: efficiënt, veilig en direct toepasbaar zonder extra licentiekosten of technische rompslomp.
De uitdaging
In veel huisartsenpraktijken lopen processen zoals protocolbeheer, medicatiecontrole, klachtenregistratie en verlofaanvragen via losse tools, Excel-bestanden of e-mail. Dit kost tijd, geeft onduidelijkheid en verhoogt de kans op fouten. Vooral in samenwerkingsverbanden met meerdere praktijken is het lastig om overzicht te houden, grip te hebben op verantwoordelijkheden en gegevens veilig te beheren volgens de AVG.
De oplossing
Binnen een regionaal netwerk van meer dan twintig huisartsenpraktijken ontwikkelden wij een centrale oplossing op basis van Microsoft SharePoint, Power Automate en Teams. Alle praktijken werken nu samen binnen één gratis SharePoint-omgeving, met specifieke modules die volledig zijn afgestemd op de zorgpraktijk.
Hoe werkt het?
Protocollenbibliotheek
De protocollen zijn ondergebracht in een centrale documentenbibliotheek in SharePoint, met metadata zoals vervaldatum en verantwoordelijke. Praktijken ontvangen automatische notificaties via Teams zodra een protocol wijzigt of binnenkort verloopt.
Medicatie vervalchecker
Voor medicatie in spoedkoffers en behandelkamers is een slim overzicht ontwikkeld. Vervaldatums worden nauwkeurig bewaakt, en zodra medicatie bijna verloopt ontvangt de praktijk automatisch een waarschuwing via Teams.
Vierdimensionale klachtenlijst (4DKL)
De eerder handmatig verwerkte 4DKL is nu volledig geautomatiseerd, met één URL per praktijk. Gegevens worden tijdelijk opgeslagen, automatisch berekend en na 30 dagen verwijderd, geheel in lijn met de AVG.
Veilig incident melden (VIM)
Voor incidentregistratie is een centraal VIM-formulier ontwikkeld dat door alle praktijken wordt gebruikt. Een dashboard toont de status van meldingen, inclusief openstaande acties en maatregelen.
Verlofaanvragen en goedkeuring
Medewerkers vragen digitaal verlof aan via een intern formulier. Managers ontvangen automatisch een melding via Teams om de aanvraag te beoordelen.
Het resultaat
Deze oplossing geeft huisartsenpraktijken rust en controle. Door processen te standaardiseren, automatiseren en integreren binnen Microsoft 365 ontstaat er één centrale werkomgeving waarin alles samenkomt. Het platform groeit mee met het netwerk en kan eenvoudig uitgebreid worden met nieuwe modules of praktijken.
We zijn begonnen met één module, maar inmiddels kunnen we ons de praktijk zonder dit platform niet meer voorstellen. Alles is overzichtelijk, notificaties komen automatisch binnen en medewerkers weten precies waar ze moeten zijn. Geen losse Excelletjes meer, geen zoektochten naar protocollen. Het geeft rust en dat is in de huisartsenzorg goud waard.
Dr. Kerkman, Manager Service, Samenwerkingscollectief Huisartsen