Bij Kennemerhart, een zorginstelling rondom Haarlem, stond men voor een uitdaging: hoe beheer je snel en efficiënt informatie over apparaten binnen de organisatie? Van koffiemachines tot computers, alles moest toegankelijker worden zonder afhankelijk te zijn van een centrale pc. Wij implementeerden QR-code- en NFC-chiptechnologie: een oplossing op maat die processen vereenvoudigt en de kwaliteit van de zorg ondersteunt.
De uitdaging
Bij deze instellingen werkt men met TOPdesk, een krachtig platform voor facility management. Hoewel TOPdesk veel biedt, schoot het tekort in functionaliteiten zoals GPS-locaties, NFC-chips en QR-code-integratie. Hierdoor moesten medewerkers telkens naar een pc om storingen te melden of informatie op te zoeken, wat tijd kostte en flexibiliteit in de weg stond.
De oplossing
Wij ontwikkelden een innovatieve aanpak:
- QR-codes en NFC-chips: alle relevante apparaten, waaronder koffiezetapparaten, computers en andere apparatuur, werden voorzien van unieke QR-codes en NFC-tags.
- Informatie opvragen: direct toegang tot onderhoudshistorie, gebruikershandleidingen en statusinformatie via de telefoon.
- Tickets aanmaken: storingen kunnen direct vanaf de telefoon gemeld worden en belanden automatisch in TOPdesk.
- Hygiëne bijhouden: onderhoud en hygiëne van koffiemachines worden nu correct geregistreerd, wat helpt bij het voldoen aan kwaliteitsnormen.
Hoe werkt het?
Met behulp van Microsoft 365 bouwden we een app die QR-codes kan scannen en integreert met TOPdesk. Door deze technologie te combineren met NFC-chips en GPS-functionaliteiten, hebben we TOPdesk uitgebreid met mogelijkheden die normaal niet beschikbaar zijn.
Het resultaat
- Efficiëntie: medewerkers besparen tijd doordat ze niet meer afhankelijk zijn van een pc.
- Betere databeheer: apparaten zijn nu volledig en correct geregistreerd in een overzichtelijke database.
- Kwaliteit: dankzij het verbeterde onderhoudsbeheer voldoen de instellingen aan hygiëne- en kwaliteitsnormen.
- Tevredenheid: zowel Kennemerhart als Noord Westen zijn blij met de flexibiliteit en efficiëntie van de oplossing.